Slim werken met procesautomatisering

Wat is procesautomatisering?

Het levert een enorme tijdswinst op: het automatiseren van handmatige processen. Voor de één is automatiseren een bekend begrip, voor de ander onbekend terrein. Voordat je hieraan begint is het belangrijk om te weten wat het is, waarom je dit wil doorvoeren en niet geheel onbelangrijk: hoe het werkt.

Procesoptimalisatie of procesautomatisering is een verdieping op het begrip ‘automatiseren’. Het is een bundel van handmatige werkzaamheden die gezamenlijk een proces vormen. Dit proces wordt geautomatiseerd. Het is iets wat zich al decennialang in bijvoorbeeld fabrieken, waarbij menselijke arbeid (al dan niet deels) wordt vervangen door robots, afspeelt. Maar ook op online vlak zien we steeds vaker procesautomatisering terug.

Verschil digitalisering en automatisering

Voordat we de diepte induiken, is het belangrijk dat je het begrip ‘automatisering’ kent:
“Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines of computers en computerprogramma’s.”

In de praktijk wordt automatisering vaak verward met digitalisering. Vrij logisch, want digitalisering en automatisering hebben veel met elkaar te maken. Digitalisering is de overgang van informatie naar een digitale vorm. Oftewel, van iets fysieks iets digitaals maken. Bijvoorbeeld het schrijven van een Word-document in plaats van een bon of factuur.

Automatiseren kan niet zonder digitaliseren. De verzending van stapels papieren facturen kun je namelijk niet automatiseren zonder deze eerst te digitaliseren. Voor automatisering heb je altijd digitale input nodig om dit mogelijk te maken.

Het belang van processen automatiseren

Er zijn veel verschillende redenen voor procesautomatisering. Wij geven je er in ieder geval vijf. 😉

Reden 1: Het handmatige proces is niet leuk om uit te voeren

Is het handmatige proces niet leuk om uit te voeren? Dan is dit een goede reden om deze te automatiseren. Deze reden voor automatisering is het meest succesvol. Het draagvlak om dit werk niet meer te hoeven doen, is namelijk erg groot.

Reden 2: Procesautomatisering levert meer op

Misschien wel voor veel bedrijven de meest interessante reden: procesautomatisering levert economisch gezien meer op. Met automatisering worden je processen efficiënter ingericht. Je hebt namelijk minder tijd en mensen nodig voor een proces. Deze tijd en mensen kun je besparen, of investeren in andere processen die meer opleveren. Wie zegt daar nu geen ‘nee’ tegen?

Reden 3: de kwaliteit wordt beter

Door procesautomatisering wordt de kwaliteit vaak beter en consistenter. Je hoeft je namelijk alleen nog te concentreren op afwijkingen of eventuele foutmeldingen van de automatisering.

Reden 4: het is beter schaalbaar

Het kost vaak veel tijd om een nieuwe medewerker een proces te leren. Met automatisering is dit opgelost. Het programma doet namelijk alles altijd op dezelfde manier. Heb je meer capaciteit nodig? Dan kun je een kopie van het programma inzetten die exact nadoet wat het andere programma doet. Kind kan de was doen!

Reden 5: minder last van verzuim, uitval en verloop van medewerkers

Zoals we al eerder zeiden: met automatisering heb je minder medewerkers nodig. Ook ben je minder afhankelijk van medewerkers. Worden je medewerkers ziek? Geen probleem – op capaciteit gebied dan. De werkzaamheden kunnen dankzij de automatisering gewoon doorgaan.

Voorbeelden van procesautomatisering

Kun je alle processen automatiseren? Nee, je kunt (nog) niet alle processen automatiseren, maar er is wel al heel veel mogelijk. Het ene proces is makkelijker te automatiseren dan het andere proces. Repeterend werk is bijvoorbeeld het makkelijkste om te automatiseren. Dit is werk dat elke keer hetzelfde is en op basis van terugkerende voorwaarden uitgevoerd wordt.

Om je een beter beeld te geven van het automatiseren van processen geef ik je twee voorbeelden. Dit zijn voorbeelden van de automatiseringen van simpele handmatige processen. Ideaal om jouw procesautomatisering mee te beginnen.

Voorbeeld #1: handmatig inlezen van voorraden in een webshop

Sneakerbaas Tom krijgt elke ochtend een voorraadlijst van een leverancier. Deze leest hij één keer per dag handmatig op zijn webshop in. Hierbij controleert hij eerst of het document klopt. Vervolgens drukt hij op de knop ‘Inladen’. Op dit moment wordt er wel eens een product verkocht dat niet meer op voorraad is. Tom zou daarom vaker de voorraadlijst moeten inladen op de website. Vanwege het handmatige proces heeft hij hier geen tijd voor.

Dit probleem is op te lossen door de voorraadlijst automatisch in te laten lezen door een simpel programma of RPA (Robotic Process Automation). Dit is een programma dat in dit geval elke X tijd de voorraad ophaalt en inleest in de webshop. Je kunt deze zo (laten) programmeren dat deze direct een aantal controles uitvoert. Als er problemen zijn, stuurt dit programma een rapport. Tom kan zich door deze automatisering volledig concentreren op de verkoop van zijn sneakers.

Voorbeeld #2: nieuwe klanten registreren

Sterre werkt bij een groot bedrijf met honderden klanten. Ze werkt met verschillende systemen. Hierin worden verschillende processen ondervangen. Er is een systeem voor het bijhouden van de leads en nieuwe kansen bij bestaande klanten, een CRM (Customer Relationship Management) -systeem voor klantgegevens, een tool voor het versturen van nieuwsbrieven en een systeem om problemen van klanten makkelijk en snel af te kunnen handelen. Elke tool is specifiek gericht op een proces.

Het probleem is alleen dat een aanpassing bij een klant in alle systemen doorgevoerd moet worden. Dat is natuurlijk niet handig. Maar gelukkig is dit te automatiseren. Veel softwarepakketten bieden API’s aan om te koppelen. Een API is een plek waar je data kunt ophalen en plaatsen voor een bepaald softwarepakket. Je kunt dus de wijzigingen bij een klant ophalen en deze synchroniseren tussen de verschillende pakketten. Op deze manier krijg je een consistente dataset.