ERP-systeem: Belangrijke schakel bij procesoptimalisatie

Wat is een ERP-systeem?

ERP is de afkorting van ‘Enterprise Resource Planning’. Kortgezegd is ERP een ‘softwarepakket’ systeem dat informatie centraal beheert. Hierdoor beschikken alle afdelingen binnen een organisatie over dezelfde informatie van bijvoorbeeld: klanten, producten, voorraad en personeel beschikken.

Een ERP-systeem is de bron van alle informatie. Daarom is ERP een hulpmiddel om processen te automatiseren. Het systeem kan per afdeling en rol rapportages genereren. Hierdoor krijg je kosten inzichtelijk en beheersbaar, waarmee je jouw productiviteit en klantgerichtheid kunt vergroten.

Meest voorkomende ERP-modules

Het ERP-systeem bestaat uit verschillende modules. Deze zijn terug te brengen naar afdelingen binnen een organisatie. Veelvoorkomende modules zijn:

• CRM-systeem / klantrelatiebeheer
• Voorraad- en magazijnbeheer
• Financieel beheer
• Documenten beheer

Hieronder duiken we in de verschillende modules.

CRM-systeem / klantrelatiebeheer

Een CRM-systeem is de basis van alle functionaliteiten en koppelingen binnen ERP. CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’. In dit systeem beheer je alle informatie over relaties van een organisatie. Bijvoorbeeld contactgegevens en telefoonnummers. Pas wel op dat de informatie niet te privé wordt. Spreek als bedrijf af wat je vastlegt over relaties. Houd hierbij de AVG-richtlijnen in de gaten. Sla geen persoonsgegevens op waar geen toestemming voor is gegeven.

Voorraad- en magazijnbeheer

Voorraadbeheer is van belang als je bedrijf voorraad en/of een magazijn heeft. Met voorraadbeheer wordt inzichtelijk wat de voorraad is en in welk magazijn dit ligt. Dankzij het voorraad- en magazijnbeheer is duidelijk waar het product staat. De barcode hoeft alleen gescand te worden en het product kan ingepakt worden. In het voorraadbeheer wordt automatisch een wijziging gemaakt. Dit verkleint foutmarges met het verkopen en picken van orders.

Financieel beheer

Een financieel beheer zorgt voor automatische verwerking van bijvoorbeeld inkoopfacturen en bankafschriften. Hiermee kan het ERP-systeem automatisch facturen opstellen en versturen. Daarnaast kunnen hiermee prognoses gemaakt worden in de budgetten en cashflows. Het is de grootste liefde van de financieel verantwoordelijke collega binnen het bedrijf. Controles worden gemakkelijker uitgevoerd en de foutmarge flink verkleind.

Documenten beheer

Zoals de naam al doet vermoeden, draait dit om het beheren van documenten. Weg met het bewaren van documenten in (eigen) mappen en e-mailtjes. Deze module slaat documenten digitaal op, binnen één centrale plaats in het ERP-systeem.

De toegevoegde waarde van het ERP-systeem

Het ERP-systeem kan op veel verschillende manieren waarde toevoegen in je organisatie. Wij geven je de vier grootste voordelen van het ERP-systeem.

Voordeel 1: Alle informatie komt uit één centrale bron

Met een ERP-systeem werken alle medewerkers met dezelfde, actuele data. Een collega die een verkeerde versie van een document heeft? Dit probleem is (gelukkig) verleden tijd met ERP.

Voordeel 2: Minder fouten

Je kunt een ERP-systeem koppelen aan andere systemen. Hierdoor ontstaat een integratie van verschillende systemen. Door deze koppeling hoeft geen informatie meer ‘handmatig’ overgenomen te worden. Oftewel: minder fouten. Duidelijke zaak, toch?

Voordeel 3: Kosten en tijd worden bespaard

Alle processen zijn vastgelegd binnen een ERP-systeem. Er ontstaat een workflow die altijd en voor iedereen gelijk is. Dit voorkomt het uitzoeken hoe een proces werkt. Daarnaast hoeft er geen informatie meer handmatig gedeeld of gewijzigd te worden. Dit bespaart kosten en tijd.

Voordeel 4: Online werken is mogelijk

Werken op afstand in ‘de Cloud’ is al een paar jaar met een opmars bezig. De afgelopen jaren zijn wij (bijna) allemaal meer thuis gaan werken. Belangrijk hierbij is dat je vanaf elke locatie kunt inloggen binnen het ERP en altijd over de juiste informatie beschikt. De Cloud-oplossingen binnen ERP-systemen maken dit mogelijk.

Het ERP-systeem implementeren

Je bent eruit: je gaat een ERP-systeem implementeren binnen jouw organisatie. Om je op weg te helpen geef ik je een paar tips om te starten met de implementatie. Een goed begin is het halve werk!

Tip #1: Kijk kritisch naar de verschillende modules

ERP bestaat dus uit veel verschillende modules. Jouw bedrijf heeft (waarschijnlijk) niet alle modules nodig. Bekijk daarom kritisch welke je nodig hebt. Soms is het verstandiger om verantwoording van bepaalde zaken buiten het ERP-systeem te houden, zoals verzendkosten berekenen. Dit zodat alleen de input of uitkomst in ERP wordt opgeslagen. Andere SaaS oplossingen zijn hier meer gespecialiseerd in dan ERP.

Tip 2: Koppel het ERP-systeem aan je huidige systemen en platformen

Let op: het implementeren van ERP kan een langdurig proces zijn. Je moet namelijk alle losse data (Excel-, Word-bestandjes, etc.) verzamelen binnen je ERP. Als je al een bestaande omgeving hebt, moet je de bestaande data migreren naar het nieuwe ERP-systeem.

Een ERP-systeem is geen volledige webshop en zal geen volwaardig nieuwsbriefsysteem zijn. Het mooie van de moderne ERP-systemen, is dat ze beschikken over een Webservice of API. Leveranciers of applicatiebouwers halen of slaan hier informatie op.

Hier zit wel direct een gevaar, want heb je dan alles nog wel onder controle? Iemand schrijft zich uit voor een nieuwsbrief, weet elk systeem dat? Of relatie X past zijn adresgegevens aan, komt dat wel over op elk systeem?

Het antwoord is: ja, mits... Door ERP aan diverse systemen of platformen te koppelen, wordt alle informatie doorvertaald. Je kunt het systeem bijvoorbeeld koppelen aan een webshop of een planning tool van offertes. Zorg er dus wel voor dat alle koppelingen werkend zijn en beide kanten op communiceren.

Tip 3: Begin op tijd met draagvlak creëren

Werknemer X werkt anders dan werknemer Y. Met ERP moeten ze allebei op dezelfde manier gaan werken. Oude gewoontes moeten afgeleerd worden en nieuwe gewoontes aangeleerd. Vaak wordt dit als lastig ervaren. Procesautomatisering wekt nu eenmaal wel eens weerstand op.

Mijn tip voor draagvlak: neem de medewerkers vroegtijdig mee in het proces. Als medewerkers mee mogen denken tijdens het proces, creëert dit draagvlak. Agile werken helpt bij procesautomatisering!

Tip 4: Stel jezelf een aantal kritische vragen

ERP maakt een hoop mogelijk. Maar let op: aan elke stap zitten gevolgen. Zorg dus dat je jezelf en je team tijdens de implementatie bij elke stap een aantal vragen stelt:

• Welk proces / vraagstuk / user story wil je oplossen?
• Welk systeem is hier het beste hiervoor?
• Moet daarop weer een ander systeem worden aangesloten?
• Wat is de impact op de organisatie en ‘klant’
• Hoeveel tijd ben je daadwerkelijk kwijt aan ‘repeterend’ werk

Behaal met deze stappen het maximale resultaat uit je ERP-systeem, zodat deze bijdraagt aan je procesoptimalisatie.
Hiermee haal je het beste uit je ERP-systeem en draagt dit bij aan jouw procesoptimalisatie.