Digitale transformatie - wat betekent dit voor jouw organisatie?

Wat is digitale transformatie?

Digitale transformatie is een containerbegrip dat bedrijven te pas en te onpas gebruiken. Jammer, maar als je als bedrijf een nieuwe applicatie of technologie implementeert is dat niet per sé digitale transformatie.

Wat is het dan wel? Eén van de meest gangbare definities van digitale transformatie is:

“... een integrale aanpak om verwachtingen, mogelijkheden en kansen van ICT-toepassingen en personeel optimaal in te zetten voor bedrijfsprocessen en informatiebeheer, met als doel een flexibele organisatie om in te kunnen spelen op de continu veranderende klantbehoeften.”

In duidelijkere taal: er is dus pas écht sprake van digitaal transformeren als het hand in hand gaat met optimalisatie van processen. Denk hierbij aan een efficiëntere manier van werken of het besparen van kosten.

De voordelen van digitale transformatie

Als bedrijf of afdeling ontkom je niet aan verandering om te overleven en verder te groeien. Digitale transformatie brengt de volgende voordelen met zich mee:

• cijfermatige inzichten voor effectieve besluitvorming
• efficiënter en productiever werken door het personeel
• betere klantervaringen
• grotere veerkracht in tijden van crisis
• duurzaamheid

Welke technologieën horen bij de digitale transformatie?

De 4e Industriële Revolutie is bezig as we speak. Dit draait vooral om het vergaren van data om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Geavanceerde oplossingen die dit mogelijk maken zijn onder andere:

• ERP-oplossingen: kun je ook wel het brein van de organisatie noemen. Kernprocessen van verschillende afdelingen (HR, finance en supply chain) staan in dezelfde applicatie aan elkaar gekoppeld en dit voorkomt dubbel werk.
• Internet Of Things: apparaten kunnen digitale data verzenden en ontvangen. Denk hierbij aan webfleet solutions voor het wagenpark. De apparaten sturen de data naar de centrale applicatie in plaats van dat de werknemer dit nog zelf moet verwerken. Dit scheelt een afdeling flink wat uren en kosten.
• AI en machine learning: het hart van zakelijke en digitale transformatie is de samenwerking tussen big data, AI en analytics. Deze zorgt voor predictive planning en responsieve automatisering.
• Uitbreiding rekencapaciteit: IoT-toepassingen, ERP-systemen en social media data van de marketingafdeling dragen allemaal bij aan de groeiende datasets die bedrijven nu in hun beheer hebben. Uitbreiding van rekencapaciteit is een must om het allemaal ergens op te slaan. IT-afdelingen zoeken daarom hun heil bij cloud-oplossingen in plaats van servers, zodat meerdere stakeholders hierbij kunnen.

Stappen om digitaal te transformeren op strategisch niveau

In 2020 groeide het belang van digitale transformatie binnen bedrijven gigantisch. Dit had ook te maken met de coronatijd en het toenemende aantal thuiswerkers. Nieuwe technologieën werden binnen een mum van tijd aangeschaft en geïmplementeerd om te zorgen dat medewerkers thuis maximaal efficiënt door konden werken.

Toch lopen veel projecten voor digitale transformatie nog vast. De oorzaak daarvan ligt bij de strategie. Onduidelijke doelstellingen en slechte communicatie zijn hierin de grootste obstakels. Hoe begin je als organisatie of leader toch met digitaal transformeren?

1. Maak een inventarisatie van bestaande systemen en applicaties. Kijk bij voorkeur naar de processen die de hoogste prioriteit hebben en/of vrij makkelijk te implementeren zijn. Zo kun je als IT-manager voorrang geven aan alles wat je vanaf de servers over kunt zetten naar de cloud.
2. Maak een stappenplan: komt-ie: het cliché dat Rome niet in één dag is gebouwd. Digitaal transformeren doe je ook niet binnen een dag. Kijk naar hoe je het beste een basis kan leggen en welke systemen die basis goed aanvullen of versterken.
3. Maak jouw transformatie meetbaar: het voordeel van nieuwe digitale oplossingen zit ‘m vooral in de schaalbaarheid, het snelle aanpassingsvermogen en herconfiguratie. Een goede roadmap voor digitale transformatie zorgt voor de gewenste flexibiliteit en groei. Maar daar horen wel haalbare doelen bij.
   
   Digitale transformatie en de invoering van vernieuwende technologieën gaat ook gepaard met change management. Transformatie binnen een organisatie is niet alleen procesmatig, maar heeft ook zeker met mensen te maken. Hoe vang je weerstand op?
   
4. Het voorbereiden van de teams: als het goed is zijn de teams al op de hoogte van de invoering van de nieuwe systemen, omdat je je personeel hier vanaf het begin bij betrok. Vraag je personeel om input en ideeën gedurende het proces in plaats van hen te overvallen met al het nieuws. Help je teams op weg, om hen tevreden te houden met de nieuwe systemen.

Case The Rent Company

De digitale transformatie van The Rent Company was een traject waarmee wij hielpen van A tot Z. Het doel was om de huidige systemen te digitaliseren en optimaliseren, om de groeiplannen te verwezenlijken. Door de implementatie van de nieuwe systemen hebben zij hun bedrijfsdoelstellingen niet alleen behaald, maar zelfs flink overtroffen!

In oktober 2020 ontvingen wij samen met The Rent Company op de Dutch Interactive Awards een ‘Zilveren Award’ voor de digitale transformatie. Wil jij weten wat voor jouw organisatie de mogelijkheden zijn? Laat het ons weten, we gaan graag met je in gesprek!